Bước 1 : Hiểu rõ mục đích của cuộc đối thoại Đầu tiên là làm rõ mục tiêu của cuộc trò chuyện phản hồi. Bạn mong đợi một sự thay đổi, hay chỉ đơn giản là truyền đạt cảm xúc của bạn, hoặc nhận được một lời xin lỗi? Hãy làm rõ về những gì bạn đang hy vọng, thành thật với bản thân về những gì bạn cần, những gì hữu ích nhất cho mối quan hệ và những gì hữu ích nhất cho công việc. Làm rõ mục tiêu cũng đảm bảo bạn đang nói chuyện với đúng người.
Elon Musk đã nói "Tôi nghĩ rằng rất quan trọng để có một vòng phản hồi, trong đó bạn không ngừng suy nghĩ về những gì bạn đã làm và làm thế nào bạn có thể làm điều đó tốt hơn."
Bước 2 : Lựa chọn không gian, thời gian thích hợp
Thiết lập một khung thời gian để cả 2 bên có thể dành thời gian, tập trung cho cuộc trò chuyện. Bên cạnh đó, một không gian phù hợp cũng vô cùng quan trọng để giúp cuộc trò chuyện có hiệu quả. Ngoài ra, phải có sự tôn trọng đối với hai bên. Trong quá trình trò chuyện, khi bạn đưa ra phản hồi và người nhận cần thời gian để xử lý những phản hồi này, một việc làm hữu ích nhất đó là hãy thiết lập một cuộc nói chuyện tiếp theo.
Ví dụ: nếu bạn đưa ra phản hồi và người nhận cần thời gian để xử lý phản hồi trước khi trả lời thì thiết lập một cuộc nói chuyện tiếp theo sẽ là hữu ích nhất. 
Bước 3: Hãy nhớ rằng bản thân mình cũng chưa hoàn hảo
Không có ai là hoàn hảo, bản thân bạn cũng có những điểm yếu hoặc đã từng thất bại và mắc sai lầm. Vì vậy, hãy tạo điều kiện hoặc làm mẫu để người khác cũng nhận ra những điều chưa hoàn hảo của chính họ.
Bạn có thể làm mẫu bằng việc thừa nhận khả năng điều phối nhóm của bạn chưa tốt hoặc bạn cảm thấy công việc mình được phân công chưa thực sự chỉn chu. Việc bạn thừa nhận vai trò của bản thân rất quan trọng, nhưng việc bạn thừa nhận cảm xúc của mình cũng quan trọng không kém. Hãy mở lời với những câu nói bắt đầu bằng "tôi/ tớ/ mình". Như "Mình buồn khi bạn không tập trung làm việc nhóm đúng hạn".
Bước 4 : Cởi mở , trung thực, thẳng thắn
Nếu bạn phản hồi nhưng lại tránh đối mặt trực tiếp với vấn đề cần nói tới thì sẽ không mang đến lợi ích cho bất kì bên nào. Thậm chí, điều này chỉ làm gia tăng sự lo lắng cho người nhận phản hồi và khiến ý kiến của bạn trở nên không đúng. Vì thế, cuộc trò chuyện cần phải cởi mở, trung thực và trực tiếp.
Ví dụ: "Tớ cảm thấy lo lắng khi cậu tham gia nhiều sự kiện cùng một lúc. Điều này khiến tớ băn khoăn về chất lượng công việc của cậu".
Bước 5 : Lắng nghe, xác thực và chấp nhận
Khi cung cấp phản hồi, điều quan trọng là cả hai bên cần duy trì một tâm trí cởi mở. Bởi lẽ, ngay sau khi một cá nhân trở nên phòng thủ, phản hồi sẽ không thể được thực hiện và giá trị của cuộc trò chuyện giảm đi đáng kể. Khi cung cấp phản hồi, điều quan trọng là bạn cần lắng nghe, xác thực và chấp nhận quan điểm của người nhận. Ví dụ: "Tớ có thể hiểu tại sao Minh khiến cậu tức giận và muốn rời khỏi nhóm, tớ cũng hiểu rằng cậu đã phải trải qua rất nhiều căng thẳng trong thời gian vừa qua". |
